Нужно ли хранить в распечатанном виде книги покупок и продаж?

  • Конец отсрочек по онлайн‑кассам: кто должен применять ККТ с 1 июля и какое оборудование выбрать?
  • Применение ККТ с 1-го июля 2019 года: как определить по банковской выписке, что покупатель произвел оплату через онлайн-банк?
  • С 30 апреля в 26 регионах при заполнении платежек на уплату налогов и взносов надо указывать новый номер УФК
  • Налогоплательщик «закрыл ИП»: вправе ли инспекция провести выездную проверку за период после утраты статуса ИП?
  • ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать
  • Должен ли ИП на УСН, оказывающий услуги физлицам, применять ККТ с 01.07.2019 года?
  • Новый профстандарт «Бухгалтер»: какие требования к профессии он вводит и кто обязан его применять
  • Может ли у работников с разным стажем быть одинаковый оклад?
  • ФНС сообщила, по каким признакам можно выявить подозрительного учредителя у потенциального контрагента
  • ФНС обновила показатели для расчета вероятности выездной проверки
  • Кассовый чек: какие реквизиты он должен содержать и в каком формате их указывать
  • Работник уходит в отпуск с последующим увольнением: когда выдать трудовую книжку и произвести расчет?
  • Как вести документооборот при использовании онлайн-кассы?
  • Как закрыть счет 91.02 в 1С 8.3?
  • Нужно ли ООО на УСН применять ККТ при получении оплаты от физлица за юридическое лицо?
  • Как списать дебиторскую задолженность, если первичные подтверждающие документы отсутствуют?
  • Нужно ли применять ККТ при выплате зарплаты?
  • Сроки выплаты зарплаты за апрель, ошибка в трудовом договоре, доплата за совмещение: обзор новых разъяснений от Роструда
  • ФНС разъяснила, что делать, если инспекция не приняла электронные документы
  • Принят ли закон об освобождении ИП без работников от применения онлайн-кассы?

Входящие и исходящие счета-фактуры представляют собой документы, которые оформляются поставщиками и продавцами соответственно. В целях соблюдения норм по налогообложению после продажи товара или услуги компания обязана выставить счет-фактуру на товар или услугу.

Счета-фактуры могут включать один или несколько документов продаж или закупок, оформленных или полученных компанией. Доступны дополнительные виды счетов-фактур, связанные с различными документами.

После проводки счета-фактуры регистрируются в книгах дебиторов и кредиторов. Создание счетов-фактур не влечет за собой бухгалтерских проводок. Для получения дополнительной информации о книгах дебиторов и кредиторов см. Отчеты по книгам кредиторов и дебиторов — процедура создания: Россия.

Изменить счета-фактуры после их проводки невозможно, однако существует возможность сторнирования неправильных счетов-фактур. В этом случае они не попадут в соответствующую бухгалтерскую книгу. С новым счетом-фактурой могут быть связаны те же базовые документы.

В случае сторнирования базового документа (например, корректировки закупки), который был связан со счетом-фактурой, необходимо также удалить соответствующий счет-фактуру, после чего создать новый счет. После этого необходимо повторно сгенерировать соответствующую бухгалтерскую книгу.

В системе доступны следующие виды счетов-фактур, вводимые на основе нижеперечисленных базовых документов:

  1. Продажа

    Один или несколько документов продаж или закупок (базовые документы), отражающие поступление или выбытие товаров. В один счет-фактуру могут включаться только базовые документы в одинаковой валюте.

  2. Платеж (только для исходящих счетов-фактур)

    Ссылка на предоплату (платеж, не связанный с продажей), которая обязательно регистрируется в книге дебиторов для отчетов по НДС.

  3. Бухгалтерская операция

    Ссылка на бухгалтерскую проводку, в результате которой осуществляется проводка НДС по счету входящего или исходящего НДС. Формат этой бухгалтерской проводки должен соответствовать следующим требованиям:

    • В случае исходящего счета-фактуры осуществляется кредитование счета исходящего НДС и указывается соответствующая базовая сумма.

    • В случае входящего счета-фактуры осуществляется кредитование счета входящего НДС и указывается соответствующая базовая сумма.

    Рекомендация

    Для бухгалтерских проводок, которые необходимо включить в счет-фактуру, рекомендуется использовать специальный индикатор, который может использоваться в качестве критерия выбора при фильтрации бухгалтерских проводок в SAP Business One.

    Конец рекомендации

Входящие и исходящие счета-фактуры имеют сходную структуру. Ниже приведена информация относительно общих элементов. Для получения информации по конкретным параметрам см. документацию по исходящим или входящим счетам-фактурам.

Область заголовка

Заказчик/Поставщик

В этом поле указывается код заказчика или поставщика.

Номер

Текущий номер документа.

Укажите диапазон номеров. Выбор опции Вручную позволяет указать отличный от системного номер счета-фактуры (номер, присвоенный вне системы). Создаваемый системой документ продаж будет представлять собой копию этого внешнего документа, а не первичного документа.

Дата регистрации

Укажите дату регистрации.

Значением по умолчанию является дата создания документа.

Эту дату можно изменить, однако в этом случае исчезнет соответствие между номерами и датами в документе.

Дата исполнения

Дата выдачи документа.

Дата налога

Эта дата позволяет задать период времени для документов продаж или закупок, включаемых в отчет.

№ документа БП (только для входящих счетов-фактур)

Ссылочный номер поставщика (при его наличии).

Валюта

Укажите валюту для отображения денежных сумм документа.

№ счета-фактуры

Номер базовой продажи/закупки, являющейся базовым документом налогового счета-фактуры.

Итого

Общая сумма нетто по продаже/закупке.

Налог

Общая сумма (НДС) в счете для всех типов налогов.

Всего (вкл. налог)

Общая сумма счета с учетом НДС.

Индикатор

Критерий фильтрации для бухгалтерских проводок, используемый при выборе бухгалтерской проводки для включения в счет-фактуру.

Пример

Создаваемые бухгалтерские проводки должны иметь значение TI в поле Индикатор.

  • Это значение можно выбрать здесь.

  • При нажатии кнопки Выбрать в поле Бух. проводка по НДС предлагаются только те бухгалтерские проводки, для которых в поле Индикатор установлено это значение.

Конец примера
Бух. проводка по НДС

Фактическая ссылка на бухгалтерскую проводку.

Для просмотра списка и выбора бухгалтерских проводок нажмите Выбрать.

Если для поля Индикатор выбрано какое-либо значение, отображаются только те бухгалтерские проводки, значение в которых совпадает с установленным.

Дата регистрации

Дата ввода бухгалтерской проводки в систему.

Описание

Текстовое поле для указания причины создания счета-фактуры данного типа.

Подробно

В этом поле отображается связанная бухгалтерская проводка.

Нижняя область

№ плат. документа

Укажите номер ссылочного платежного документа.

Если счет-фактура имеет вид Платеж, значение этого поля копируется из выбранного платежа.

Дата плат. документа

Укажите дату ссылочного платежного документа. Если счет-фактура имеет вид Платеж, значение этого поля копируется из выбранного платежа.

Итого

Общая сумма нетто для всех включенных базовых документов (только для типов Продажа/закупка и Бухгалтерская проводка).

Налог

Общая сумма (НДС) для всех включенных базовых документов и всех типов налогов.

Всего (вкл. налог)

Общая сумма для всех базовых документов с учетом НДС.

Основные моменты

Что такое счет-фактура и для чего нужен журнал учета таких бланков? Перед кем возникает обязательство вести документ? Какие нормативные акты помогут разобраться в данных вопросах?

Понятие

Счет-фактура – документ, который является основанием для предъявления налогоплательщиками НДС к вычетам.

Также такой документ наиболее часто требуют налоговые органы при проведении проверки. Если инспектор обнаружит ошибку в бланке, то плательщик не сможет возместить из бюджета ранее уплаченный налог.

Счета-фактуры, что были выданы и получены лицами, должны фиксироваться в Книге покупок, продаж и журнале учета такой документации.

Журнал учета таких бланков, как счета-фактуры, является единым регистром для любого вида данного типа документов, где не должно присутствовать ни единой ошибки.

Кто ведет документ?

Обязательство по ведению учета счетов-фактур лежит на фирмах, которые выступает плательщиками НДС, и совершают налогооблагаемые операции, а также те, что не облагаются налогом.

Но стоит обратить внимание, что с начала 2019 года такое обязательство возникает не у всех плательщиков. Отмена ведения коснулась большего количества лиц, кроме:

  • посредника;
  • застройщика;
  • экспедитора.

Счета за полученные суммы вознаграждений при выполнении агентского договора, договора комиссии и соглашения по транспортной экспедиции регистрации не подлежат.

Установленные сроки сдачи

Журнал, в котором отражаются счета, создают в бумажном или электронном виде.

Он представляется в налоговый орган не позднее 20 числа следующего месяца после окончания квартала, являющегося отчетным (ст. 174 п. 5.2 Налогового кодекса России).

Законные основания

Информация о составлении счетов-фактур и их регистрации Содержится в ст. 167, 168, 169 НК
Правила ведения журнала при расчете суммы НДС Оговорены в Постановлении властей Российской Федерации от 29.07.1996 № 914
Использовать необходимо бланк Который чиновники утвердили Постановлением № 1137 от 26.11.2011

Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур

Счета, что были выданы и получены, стоит отражать в журнале, о чем говорится в статье 169 п. 3 НК. Вести стоит только один журнал, который состоит из двух разделов.

Образец счет-фактуры ИП смотрите в статье: счет-фактура ИП.

Про коды единиц в счет-фактуре, .

При создании документа стоит помнить такие правила:

  • регистрировать счета следует, придерживаясь хронологической последовательности:
Для счета, что был выдан контрагентам По дате, когда он выставлен или сформирован для себя
Для того, что был получен По дате, когда средства поступают в организацию
  • помимо обычных бланков, стоит регистрировать и те, которые представлены в электронном формате, а также корректировочного типа.
  • допускается ведение на бумаге или электронных носителях.
  • хранить журналы за прошедшие годы стоит не менее 4 лет.
  • если предприятие имеет обособленное подразделение, оно должно вести только один общий журнал.

Где можно взять бланк?

Бланк журнала можно скачать на одном из многочисленных сайтов.

Выглядит документ так:

Если вы будете заполнять документ в 1С, то бланки с данными будут сформированы автоматически на основании введенных сведений.

Структура документа

Журнал составляется в двух разделах:

1 часть Необходима для фиксации счетов, что были выставлены
2 Используется для отражения полученных бланков

В первой части регистрируют такие счета:

На реализацию продукции И передачу на безвозмездной основе
На авансовые платежи
На суммы, что были получены от покупателей Которые связаны с оплатой продукции (штраф и т. д.)
На суммы, которые выставлялись лицами, что приобретают продукцию у продавца При возврате товара, что был поставлен на учет
На СМР для личного пользования или на продукцию Что была передана для личных потребностей
Счета-фактуры, что были составлены налоговыми агентами При покупке товара у иностранной фирмы, при аренде муниципальных и государственных объектов

Вторая часть используется для регистрации счетов:

  • которые получены при возврате товара, что был принят на учет от покупателей;
  • по купленной продукции;
  • что были получены от продавцов на суммы авансов.

Не нужно регистрировать во 2 разделе такие счета-фактуры:

  • которые выписаны самым предприятием;
  • корректировочные бланки при предоставлении скидки;
  • счета, что выписывал налоговый агент;
  • авансовый счет у продавцов.

Не отражаются данные:

  • о таможенных декларациях;
  • платежках о перечислении НДС при ввозе товара;
  • бланках строгой отчетности, что связаны с затратами на командировки;
  • бухгалтерских справках, что формируются по налогу, который был восстановлен;
  • справках на передаче имущественного объекта в уставной капитал.

Порядок формирования

При создании документа стоит учесть такие нюансы:

Когда счет-фактура выставляется Ему присваивают номер в соответствии с очередностью в журнале
В шапке журнала учета Отражают сведения о счетах-фактурах
2 экземпляр счета-фактуры Подшивается в документе
Если возникает надобность начислить сумму в бюджет Сведения о счетах переносятся в Книгу продаж
Покупатель ведет журнал В котором отражаются полученные оригиналы счетов, продавец ведет учет выставленных бланков, причем сохраняют второй экземпляр
Покупателем должна заполняться такая документация По мере того, как поступают счета от продавца, а продавцом – придерживаясь хронологии

Пример заполнения

Даже в том случае, когда в налоговом периоде счета-фактуры не выставлялись и не были получены, журнал учета все равно составляется – заполняют шапку, ставят подпись и заверяют у руководства.

Рассмотрим, какие данные отражают графы документа:

1 Отражение порядкового номера
2 Число, когда счет выставлен/получен. В первом разделе не указывается, если сформированные бланки контрагентам не передавались
3 Код вида по операциям в соответствии с Приказом федерального налогового органа № ММВ-7-3/83@ от 14 февраля 2012 г.
4 Указывают номер и дату обычного вида
5 Сведения о корректировочном счете-фактур
6 Данные исправленных бланков
7 Сведения о правках, внесенных в корректировочный счет
8 Название контрагента
9 ИНН, КПП покупателей или продавцов
10-12 При проведении посреднической операции (название лица, ИНН, КПП, 12 в разделе 1 – номер и число счета продавцов/субагентов, во второй части – код вида сделок)
13 Валюта
14 Цена продукции с НДС для счета обычного типа
15 Отражается размер налога (относительно обычного счета-фактуры)
16-19 Заполняются при наличии корректировочного счета-фактуры (снижение цены с НДС, суммы уменьшения, увеличения цены с НДС, суммы увеличений)

Как сшивать журнал?

Журнал учета счетов-фактур стоит прошнуровать и проставить номера. Если фирма ведет документ в бумажном виде, его следует распечатать, скрепить печатью.

Далее документ заверяется у руководства организации. Для передачи в электронном виде стоит поставить подпись электронного типа. Необходима она для проведения плановых проверок в налоговом органе.

Подшить счета более удобно в том порядке, в котором они вносились в журнал учета. Подтвердит дату получения счетов, что входят, регистрация входящих писем и конверты с почтовой отметкой.

Дата поступления счета в электронном виде – поступление операторам, что отражается в специальных извещениях электронного оборота документации.

Часто возникающие нюансы

Каких правил комиссионерам и посредникам придерживаться? Проанализируем особенности составления отчетности в виде журнала.

Нюансы для комиссионеров

При условии, что комиссионерами приобретается что-либо для комитентов от своего имени, договор будет составляться между комиссионерами и лицами, что продают товар.

При выполнении своих обязательств комиссионером должен выдаваться счет-фактура, который получают, фиксируют и сохраняют в журнале учета таких документов (пункт 4 порядка составления журнала).

Если счет предоставляется на приобретенную продукцию от себя, основанием для чего послужили сведения счетов от продавцов, комиссионером сохраняется свой бланк также в журнале.

Комиссионер также должен учесть:

Необходимо предоставить бланки комитентам на вознаграждения Которые получает комиссионер. В таком случае готовится 2 счета – на продукцию и на вознаграждение. Если такие факты отражаются в одном бланке, то стоит использовать разные строки
Счет-фактура, что был получен от продавцов Не должен регистрироваться в Книге покупок (пункт 11 порядка ведения журнала)
Счет, что был выставлен комиссионером на имя комитентов В Книге по продажам первого должны отражаться только относительно сумм вознаграждения комиссионерам (пункт 24)
Счета, что составлялись комитентами с учетом сведений Полученных от комиссионеров, и передавались комиссионерам, также должны регистрироваться в журнале

Комитент обязан сохранять те счета-фактуры, что были получены от комиссионеров в журнале, а также должен зарегистрировать такие бланки в Книге покупок.

При посреднической деятельности

При заключении договора посреднического типа посредник исполняет такие обязательства:

  • совершает операции от своего имени, но за средства поручителей;
  • осуществляет действия от лица и за средства поручителей.

Во втором случае счет-фактура выдается или от имени поручителей самому покупателю, или поставщику на имя поручителей.

Такие операции осуществляются в соответствии с поручительским или агентским договором, по которому агенты будут действовать. Тогда особых правил для составления или хранения счетов-фактур не стоит придерживаться.

Совершать операции от имени посредников допускается при выполнении поручений по договорам комиссии, агентским договорам, в соответствии с которыми агенты действуют от себя.

Тогда стоит придерживаться при выставлении счетов-фактур следующих правил:

Счета при продаже товаров через посредников Составляются с единой датой, которая должна быть аналогичной дате выставления бланка покупателю. То есть, здесь не применяются нормы ст. 168 п. 3 НК
Не допускается составление счетов-фактур за месяц (в соответствии с отчетом комиссионеров). Плательщик должен будет пересмотреть свои отношения с посредниками в отношении периодичности подачи данных о представленных счетах
Если покупается продукция через посредников То последние должны передать сведения о счетах-фактурах по полученной продукции заказчикам комитентам. Нужно оформить счет комитентам, в котором будут отражаться сведения из подготовленных бланков, что выдавались лицом, реализующим товар посреднику

Рассмотрим особенности ведения журнала учета счетов-фактур посредниками. Лица, которые относятся к посредникам, прописаны в п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 Гражданского кодекса.

К таковым также относятся и экспедитор, застройщик, что не участвует в осуществлении подрядных работ.

Обязательство по ведению журнала сохраняется в независимости от применяемого режима налогообложения или того, относится ли посредник к плательщикам налога на добавленную стоимость.

Такие правила оговорены в ст. 169 п. 3, ст. 174 п. 5 НК. Не формируется журнал учета счетов фактур с 2019 года в следующем случае.

Торговая фирма, что продает товар в розницу, не должна выставлять счета-фактуры при его продаже гражданам (ст. 168 п. 7 Налогового кодекса).

Вместо этого выдаются чеки и иные квитанции, да и надобности в выставлении НДС нет. Итак, при реализации товара третьему лицу в соответствии с договором посреднического характера, вести журнал нет необходимости.

Если осуществляется иная посредническая деятельность, то обязательство по заполнению журнала сохраняется (Письмо Министерства финансов от 30.01.2016 № 03-07-11/3488).

Для чего нужно посредникам вести журнал учета такой отчетности? Для того, чтобы представить сведения о проведенных операциях налоговому органу.

Такие данные позволят инспектору выяснить, к примеру, соответствует ли размер начисления, определенного комитентом при реализации продукции, размерам налога, который покупатель будет возмещать из бюджета.

Регистрируются счета-фактуры:

Выданные покупателю от себя при продажах товара, что принадлежит заказчику Покупатели смогут сделать возврат налога
Выставленными покупателю по продукции Проданной посредником
Выданные продавцами на имя посредников при покупке продукции для заказчиков Заказчик сможет использовать вычет
Выставленные заказчику по продукции Купленной у продавца

В журнал не вносятся сведения счетов-фактур о своем вознаграждении.

Как быть упрощенцам

Ответы стоит искать в законе от 21 июля 2019 года № 238-ФЗ и Постановлении от 30 июля 2019 года № 735.

Есть ряд случаев, когда упрощенцы должны выставлять счета-фактуры и, соответственно, вести журнал учета таких документов. Фирма на УСН – налоговый агент по НДС.

Те случаи, когда организация должна выполнять соответствующие обязательства, прописаны в ст. 161 НК:

  1. При покупке продукции у иностранного предприятия, которое располагается за пределами страны, но продает товар в рамках РФ.
  2. При аренде имущественных объектов государственного и муниципального фонда (п. 3 ст. 161 НК).

В течение 5 дней с момента проведения операции упрощенец выписывает счет-фактуру сам себе и регистрирует его в журнале.

Особенности составления корректировочного счет-фактуры в 1С узнайте из статьи: корректировочный счет-фактура.

Должны ли совпадать дата счет-фактуры и товарной накладной, .

Что делать при нарушении нумерации счетов-фактур, .

Упрощенец также может быть посредником, а значит, должен перевыставить счет-фактуру и заполнить журнал учета в соответствии с общими правилами.

Компания на УСН также может по просьбе покупателя выставить счет-фактуру. Тогда в течение 5 дней с момента отгрузки выпишите бланк. Но вот регистрировать его в журнале согласно правилам 2019 года не нужно.

Штраф за непредоставление

Если журнал учета счетов-фактур не сдан своевременно, компания должна будет понести ответственность в соответствии со ст. 126 п. 2 НК. Размер штрафа – 10 тыс. рублей.

С начала 2019 года выгрузка журнала, предоставление в региональное отделение налоговых структур осуществляется ежеквартально. Поэтому разобраться с особенностями его составления рано или поздно придется.

Предыдущая статья: Счет-фактура ИП Следующая статья: Счета-фактуры на аванс

Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.

Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные.

Но поменялись правила работы с журналом. Они следующие:

  • ведите журнал, только если относитесь к категории посредников, обязанных это делать;
  • оформляйте его и представляйте в налоговую инспекцию ежеквартально;
  • вести журнал желательно в электронной форме – в таком виде он передается налоговикам (хотя оформление на бумаге не запрещено);
  • записывайте счета-фактуры в хронологическом порядке (по дате их получения или выставления);
  • заполняя строки и графы журнала (или корректируя их) сверяйтесь с правилами, описанными в приложении 3 к постановлению № 1137;
  • внимательно проверяйте коды операций (где их посмотреть, узнайте из сообщения);
  • после окончания каждого квартала заверяйте журнал подписью руководителя (или уполномоченного работника), страницы бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте (если ведете его на бумаге);
  • ежеквартально передавайте журнал (заверенный УКЭП) налоговикам по электронным каналам связи;
  • храните журналы как минимум 4 года с даты последней записи в каждом из них.

Эти правила оформления журнала с момента вступления в силу постановления № 1137 практически не изменились.

О том, как сейчас выглядит этот налоговый регистр и кто его обязан оформлять, узнайте из следующего раздела.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур в 2018-2019 годах

На сегодняшний день обязанность по ведению журнала осталась только у действующих от своего имени посредников:

  • агентов и субагентов;
  • комиссионеров и субкомиссионеров;
  • экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
  • застройщиков, привлекающих к строительству подрядчиков.

Такой перечень лиц, обязанных вести журнал, содержит последняя редакция постановления № 1137, действующая с 01.10.2017. Необходимо отметить, что и до указанной даты оформлять журнал всем этим лицам тоже было обязательно, хотя напрямую они там прописаны не были (речь идет о субагентах и субкомиссионерах).

Обновленная редакция постановления № 1137 освободила часть посредников от необходимости заполнения журнала. С 4-го квартала 2017 года они вправе не оформлять журнал, если:

  • реализуют товары иностранным фирмам, не состоящим на налоговом учете в нашей стране (п. 5 ст. 161 НК РФ);
  • продают товар по поручению комитента покупателям – неплательщикам НДС и не выписывают счета-фактуры с их согласия (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
  • по условиям договора с заказчиком включают стоимость приобретенных от своего имени товаров (работ, услуг) в расходы.

Какие еще новшества и корректировки нужно учесть при заполнении журнала с 01.10.2017, узнайте из материала.

Образец заполненного журнала вы можете скачать на нашем сайте.

Сроки хранения счетов фактур

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *